2011年度上平プロジェクトの吉川と申します。
今日は、プロジェクトでも導入しているグループウェア
Google Appsの説明をしたいと思います。
Google Appsの利点
・Google Apps導入に至った背景
・チームの連帯感が持てる
・情報の共有が容易
・実際の活用事例
Google Apps導入に至った背景
Google Apps導入に至った背景には以下が挙げられます
・Googleのシステムなのでシステム間の連携が良い。
・一度ログインすればいろいろなシステムを使うことができる。
・専修大学のメールシステムにも使われている。
Googleのシステムなのでシステム間の連携が良い
Googleにはたくさんのシステムが容易されており非常に便利なものが揃っています。
カレンダーやドキュメント、グループなどプロジェクトといった多人数で活動するときに必要なものが揃っています。
Google Appsにすればこれらの連携をとることができ、メンバーとの共有が簡単にできるので非常に便利になっています。
一度ログインすればいろいろなシステムを使うことができる
プロジェクトでグループウェア導入にあたって一つ思っていたことが、いくつも違うサービスを用意したくないことでした。
その理由としては新しいサービスを導入にあたりメンバーにユーザ登録をしてあげなければならないこと
サービスを導入するたびにIDなどの共有が必要なことなどが考えられた。
他にもサイボウズLiveなどを試してみたが一番納得できたのがこのGoogle Appsだったので導入することにした。
このGoogle Appsに一度ユーザ登録しておけばGoogleが提供しているサービスを利用することが可能です。
※一部利用不可なサービスもあります
専修大学のメールシステムにも使われている
この通りなのですが、専修大学のメールシステムでもGoogle Appsが導入されています。
（※提供されているのはメールとドキュメントの機能のみのようです）
2011年度の上平プロジェクトではGoogle Apps for Educationを使っておりGoogleからは無料で提供されています。（つまりかかる費用はドメイン代金のみです。）
これは教育機関向けに提供されているもので、Google Apps for Businessと同じ機能が使え、無料で提供されているので学生ならこちらを使わない手はないかと思われます。
”チームの連帯感が持てる”とは？
Google Appsの特徴としてまず最初にあげられるのはドメインからメールアドレスを発行できることが挙げられます。
私も去年の11月に［kamipro2011.com］というドメインを取得しGoogle Appsを導入しました。
.comのアドレスは980円で取得することができました。
http://www.value-domain.com/index.php
実際にGoogle Appsでは皆が同じドメインのメールアドレスを持つことができるためモチベーションがグンと上がります。
メンバー管理画面が以下になります
またGoogle Appsでは個別のグループも容易に設定することができいくつもグループを生成することができます
そしてそのグループ自体にもメールアドレスを割り当てることができるので、連絡も簡単にすることができます。
”Google Appsでは情報の共有が容易
Gmail
メンバー間でのメールのやりとりが可能。
メールアドレスを入力しなくても相手の名前を入力すれば簡単に送信することができる。
最近ではモバイル機器でも連動できるので、スマートフォンからの送受信も可能。
Googleドキュメント
共有フォルダを作ることでドキュメントの共有ができる
共同で文書の編集をすることが可能
Googleカレンダー
予定の共有が可能
相手にタスクを振り分けることが可能
★カレンダー共有はこちらが便利です
http://ascii.jp/elem/000/000/552/552470/
Picasa
画像の共有が可能
メンバーの写真が閲覧可能で、コメントをすることも可能です。
以上が代表的なサービスとなります。
★他にもこのようなサービスが利用可能です。
http://www.google.com/a/help/intl/ja/edu/more.html
実際の活用事例
Gmail
特にスマートフォンユーザは外でも閲覧可能なので非常に便利です。
Googleドキュメント
また、今年に入り数回アップデートされているので非常に使いやすくなりました。
Googleカレンダー
もちろん自分のスケジュール帳として利用することも可能です。
Picasa
アップロードした写真は、スライドショーなどに変換してくれる機能も付いています。
以上がGoogle Appsの紹介と活用事例紹介になります。
導入に関してはこちらを見てもらったほうがわかりやすいかと思われます。
NAVERまとめ：GoogleAppsのまとめ
http://matome.naver.jp/odai/2130174742567050201
NAVERまとめ：GoogleAppsをムームードメイン・hetemlで設定
http://matome.naver.jp/odai/2130258303176848701
GoogleApps 企業での導入事例
クラウドへの乗り換え、その決め手は? Google Apps導入の成功事例～ガリバー～
［前編］
http://journal.mycom.co.jp/series/gappsjirei/004/index.html
［後編］
http://journal.mycom.co.jp/series/gappsjirei/005/index.html
今後の可能性
先日Google+というGoogleが提供するSNSが発表されましたがAppsでの対応も発表されました。
http://japan.cnet.com/news/service/35005048/
またGoogleの今年の目標が「クラウド」なのでGoogleのUIの仕様だけでも数回変えられています。
なので数ヶ月後、一年後はどのような画面になっているかはまったく想像もできません。
しかしながらこの先日常にかかせないものとしてGoogleが発展するのではないかと考えています。
今後に期待しましょう。
プロジェクトではこちらの本を参考に進めていっています。
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