会議設計のためのデザイン ～アジェンダとインフォグラフィックス～

こんにちは！上平プロジェクト2011『MaSC』のサブリーダーを務めております太田と申します。
サブリーダーと言ってもその位置付けはプロジェクトにより様々です。
今回はMaSCにおけるサブリーダーの仕事の一つを紹介します。

まずこちらをご覧ください。何だか分かりますか？

これはその日の会議内容について記した「アジェンダ」と呼ばれるものです。
とは言っても私がアジェンダそのものを作っている訳では無く、リーダーが作ってくれたアジェンダに肉付けする作業を行っています。
定例会議が月・金の週二回行われているので、その度にこのような作業を行っています。

情報の可視化‐‐‐「インフォグラフィックス」の概念をこれでもかと詰め込んでいるこのアジェンダ。
なぜ会議においてこのような情報の加工が必要なのでしょうか。

元々思いつきで始めた事で、最初は遊び半分で大した意味は考えていなかったのですが、回を重ねるごとにやって良かったと思えることがありました。
それは時間の経過や、それに伴う変化が視覚的に、分かりやすく表されているということです。
私は、文字だけでは「あいまい」なものを、図を用いて「はっきり」させることこそインフォグラフィックスの真髄であると考えています。
稚拙ではありますが、このアジェンダを使ってその事例をお見せできればと思います。

■「流れ」を意識した情報設計
会議において、時間の管理はとても重要な課題です。
会議を管理する立場の人間は、常に時間を意識する必要があります。
どこにどれだけの時間を取るのか、残りどれくらいの時間があるのかを瞬時に理解するためには「時間の可視化」が重要になります。

アジェンダには、「時間の流れ」を意識した情報設計が随所に盛り込まれています。

一番分かりやすいのが下部の「タイムスケジュール」だと思います。
リーダーの初稿では、

*******
10：10～11：00　○○○についての話し合い
前回時間が足りず決められなかった○○○の×××について話し合い、本日中に決定する。
*******

の様に、文字のみで記載されている情報を、右上のアジェンダのようにタイムライン上で整理することで、どこの議題にどれくらい時間をかけるのかが一目瞭然となります。

■「見えない変化」を可視化する
このアジェンダにはもう一つ重要な仕掛けがあります。
アジェンダの右端に注目して下さい。

この軸は日数の経過を表しています。
前期は中間プレゼンが大きな山になっているので、中間プレゼンまであとどれくらい時間があるのかが一目で分かるようになっています。

これは、以前ガントチャートを作成した際に先生がおっしゃっていた、「ガントチャート上で『今日はここだ』と確認することで、『中間まであとこれだけしか無い！』ということを視覚的に感じられる」という話に着想を得ています。
毎回毎回、「今日はここだ」と確認することで、残された時間を有効に使おうという意識が働くことで、早いうちから先を見据えて行動できるようになります。
変化が見えることによって、人もまた変化しようとするのだと思います。

下に、改造開始初期のものと最新のもの、そしてその間のものを時間順に並べてみました。

初期の頃は、今と違うデザインをしていた事が分かります。
より効果的な見せ方を追求し、改良を繰り返した結果現在のデザインに至っています。
これも一つの変化と言えるでしょう。

ということで、アジェンダを通してインフォグラフィックスの重要性について私なりの視点で語ってみました。
次回は、よりサブリーダーという役職に近い観点から、別のお話が出来ればと思います。